Eén overzicht met gegevens per vestiging
Maak een lijst met adressen, contactpersonen en installatiegegevens. Noteer per locatie het type afscheider en de capaciteit indien bekend. Geef aan waar de putten liggen en welke toegang nodig is. Openingstijden en bereikbaarheid kunnen per vestiging verschillen. Houd de gegevens daarom bij de juiste locatie, zodat duidelijk is welke afspraken voor welke installatie worden gemaakt. Vermeld ook wie de centrale terugkoppeling over de werkzaamheden moet ontvangen.
Wanneer een vaste bezoekdag nodig is
Sommige locaties hebben beperkte toegang of werkzaamheden die een vaste bezoekdag vragen. Geef aan welke dagen en uren niet mogelijk zijn en hoeveel voorafgaande afstemming nodig is. Vermeld wie toegang kan regelen en of een beheerder aanwezig moet zijn. Een vaste dag wordt besproken wanneer uw bedrijfsvoering of toegang daarom vraagt. Het helpt om de reden per vestiging te benoemen in plaats van één voorkeur voor alle locaties op te geven.
Ruimte voor flexibele planning
Niet iedere locatie heeft een vaste dag nodig. Waar uw bedrijf ruimte biedt, combineren we het werk met andere klanten in de regio. Geef uw beschikbare ruimte en uitgesloten momenten door. Een flexibele planning kan helpen om routes regionaal te combineren. Dat wordt afgestemd op de onderhoudsafspraken en toegang van de betrokken locatie. Geef ook door hoeveel aankondiging nodig is, zodat de beschikbare planning met uw bedrijfsvoering kan worden besproken.
Nieuwe exploitant: begin bij de overdracht
Bij een bedrijfsovername is niet altijd duidelijk wanneer de afscheider voor het laatst is onderhouden. Vraag de vorige beheerder om installatiegegevens en onderhoudsdocumenten. Controleer welke keuken of werkplaats is aangesloten en of het nieuwe gebruik verandert. Geef de contactgegevens van de beheerder door en benoem ontbrekende informatie. Daarna kan een onderhoudsaanpak worden besproken die aansluit op de nieuwe situatie, in plaats van alleen de oude afspraak over te nemen.
Veranderingen en vervolgafspraken doorgeven
Een nieuw menu, extra productie, andere openingstijden of meer wasbeurten kan het gebruik veranderen. Meld dat bij het bespreken van onderhoud voor één of meer vestigingen. Hetzelfde geldt voor een drukke periode of evenement waarvoor een extra lediging wordt overwogen. Bespreek per locatie de gewenste werkzaamheden, afvoer en eventuele leidingen. De frequentie en vaste maandprijs worden op de situatie afgestemd; extra werkzaamheden horen alleen bij de afspraak als ze zijn overeengekomen.