Begin bij het type en het gebruik
Geef aan of het om een vetafscheider of olieafscheider gaat. Noteer de inhoud of capaciteit als die bekend is. Beschrijf welke keuken, werkplaats of wasplaats is aangesloten en meld veranderingen in gebruik. Een drukke keuken belast de installatie anders dan een kleine kantine. Meer productie, langere openingstijden of extra wasbeurten zijn daarom informatie die bij de bespreking van periodiek onderhoud hoort.
Frequentie afstemmen op de installatie
Een vaste onderhoudsaanpak wordt besproken op basis van de installatie en het gebruik. Eerdere ledigingen, klachten en perioden van extra drukte helpen om die aanvraag concreet te maken. Geef aan wanneer het laatste onderhoud plaatsvond, voor zover u dat weet. Is een eerdere afspraak niet meer passend door gewijzigd gebruik, meld dat dan. Een extra lediging wordt afgestemd op de situatie en de beschikbare planning.
De slibvang als afzonderlijk onderdeel
In de slibvang blijven bezinkbare resten achter. Daarom is het belangrijk om die als afzonderlijk onderdeel in de onderhoudsaanvraag te benoemen. Controleer op beschikbare tekeningen of in installatiegegevens of de slibvang bij de afscheider hoort of in een aparte put ligt. Geef de ligging van beide onderdelen door. Zo wordt duidelijk welke onderdelen u wilt laten ledigen en reinigen en hoeveel toegangspunten daarbij horen.
Een bruikbaar onderhoudsoverzicht
Verzamel per installatie het type, de locatie en de gegevens van eerdere bezoeken. Bewaar beschikbare foto’s, tekeningen en onderhoudsafspraken bij dat overzicht. Noteer klachten en wijzigingen in gebruik. Zijn er meerdere installaties, maak dan duidelijk welke gegevens bij welke put horen. Een lijst met alleen het adres is minder concreet dan een overzicht met ligging, capaciteit indien bekend en wat er per installatie gereinigd moet worden.
Wat als gegevens ontbreken?
U hoeft niet alle installatiegegevens al te kennen om onderhoud te bespreken. Foto’s en beschikbare documenten zijn een bruikbaar begin. Vermeld wat u wel weet en welke informatie ontbreekt. Geef ook aan wie op locatie de installatie kent en toegang kan regelen. Daarna kan worden besproken wat op locatie moet worden bekeken en welke reiniging, slibvang en leidingtrajecten in een voorstel moeten worden meegenomen. Zo blijft de aanvraag gebaseerd op de beschikbare informatie.